Nina Toivonen och Anna Kukkola
Juni 2023
Juridik spelar en viktig roll i stadens verksamhet
Stadskansliets rättstjänster kan karakteriseras som stadens egen interna rättsbyrå. Rättstjänsternas klienter är tjänsteinnehavare och arbetstagare som arbetar för staden och som behöver juridiskt stöd för att sköta sina uppgifter.
Juridisk verksamhet spelar en viktig roll i stadens organisation och som stödpelare för dess olika funktioner. Staden är ett offentligt samfund som i sin verksamhet måste sörja för sina många olika lagstadgade plikter och även för kommuninnevånarnas tillgång till sina rättigheter som del av sin egen förvaltningspraxis.
Utöver lagstiftning styrs stadens verksamhet av stadens egna stadgar, anvisningar, beslut och rekommendationer. Olika stadgebaserade processer är dock ofta komplicerade och kan gestalta sig på olika sätt för olika människor. Det är alltså inget under att denna komplicerade och flertydiga situation ibland leder till ett behov av juridisk rådgivning.
Inom kansliets rättstjänster har man uppmärksammat hur design kan användas för att utveckla det juridiska stödet till att bli mer kundorienterat och därmed också bättre på att vara förebyggande.
Desto tidigare man inser att man behöver rättsstöd, och desto lättförståeligare och tillgängligare den juridiska informationen är, ju smidigare kan stadens grunduppgifter skötas.
Inom rättstjänsterna har man med hjälp av designmetoder skapat till exempel en webbstudiehelhet avsedd för nya arbetstagare och tjänsteinnehavare, som introducerar grunderna i stadens förvaltning och juridik på ett studerandeorienterat sätt. Målet med studiehelheten är förutom att förmedla information om centrala rättsprinciper och anvisningar som har att göra med stadens verksamhet också att ge information om juridiskt expertstöd som finns tillgängligt i olika situationer.
Legal design gör juridiken mer förståelig och tillgänglig
Kansliets rättstjänster har fått stöd för tillämpningen av design både från stadens starka designstrategi och från det så kallade legal design-tankesättet, som kombinerar design med juridik. Legal design har ingen etablerad definition, men man kan använda den för att allmänt tala om hur designmetoder kan tillämpas inom ett juridiskt sammanhang (Meera Klemola & Astrid Kohlmeier, The Legal Design Book, 2021) eller mer specifikt om hur design kan hjälpa med att lösa och förebygga rättsliga problem (Legal Design Alliance: Legal Design Manifesto, 2018), särskilt genom att förbättra tillgången till rättslig information och hur förståelig den är.
Den centrala tanken bakom legal design är att det reella förverkligandet av rättigheter kan främjas genom att man designar rättslig information, processer och tjänster i enlighet med användarnas verkliga behov.
Till exempel juridiska dokument och anvisningar är inte enbart till för jurister, utan de används framför allt av människor vars ärenden de behandlar. En mer förståelig och tillgänglig juridik kan också öka rättssäkerheten: målsättningar och rättsliga ideal som grundar sig på lagen kan enbart förverkligas när man i verkligheten förstår deras betydelse och därmed kan beakta dem i sin vardag.
Design i en juridisk kontext kan i praktiken betyda till exempel att man granskar anskaffnings- och avtalsprocessen ur processens deltagares olika synvinklar och att olika intressentgrupper får delta i utvecklingsarbetet, samt att själva processen, tillhörande dokument, system och praxis utvecklas så att de på bästa möjliga sätt understöder parternas möjlighet att lyckas i de uppgifter som de ansvarar för. Genom att fästa uppmärksamhet vid till exempel förståelig design av anbuds- och avtalsvillkor kan man också förebygga tolkningsproblem och stridigheter som beror på oklar kommunikation (Helena Haapio, Next Generation Contracts. A Paradigm Shift, 2013).
Rotfelsanalyser åskådliggör betydelsen av den förebyggande verksamheten
Design kan även hjälpa med förebyggande av rättsliga problemsituationer.
Med visuella metoder från design är det möjligt att synliggöra så kallad tyst kunskap kring olika utmaningar samt öka förståelsen av orsak-verkansförhållanden mellan olika faktorer och drivkrafter som ligger bakom problemsituationer.
Kansliets rättstjänster har till exempel provat på att utföra rotfelsanalyser med hjälp av ett klassiskt fiskbensdiagram, ursprungligen uppfanns av Kaoru Ishikawa. Målet med rättstjänsternas designverkstäder har varit att reda ut vad man kan lära sig genom metoden i avsikt att hjälpa planeringen och genomförandet av olika utvecklingsåtgärder, och i vilka situationer det vore ändamålsenligt för jurister att dra nytta av den.
I en fiskbensanalys inleds analysen med att man identifierar problemet eller utmaningen, från ”fiskens huvud”. Vad är situationen, fenomenet eller saken som man i framtiden vill undvika? Efter att problemet definierats är målet att identifiera olika faktorer som påverkar i bakgrunden till problemet och deras inbördes orsaks-verkansförhållanden, och lista dem på ”fiskbenet” genom varför-frågor.
Övningen hjälper en att förstå de verkliga orsakerna till olika problem och utmaningar, så att åtgärder kan inriktas på att sköta rotfelen istället för problemets symptom. Till exempel kan en tvist kring tolkningen av ett juridiskt dokument tolkas som ett symptom, vars rotfel är att man i beredningen av dokumenten inte uppmärksammat hur olika parter kommer att gestalta saken ur sina egna synvinklar, och att man därmed inte förstått hur dokumentet ska skrivas för att skapa en gemensam målbild eller förståelse.
I rättstjänsternas rotfelsverkstäder deltog aktivt både jurister och anställda ur förvaltningstjänsterna. Verkstäderna visade att visualisering av information och en helhetsbetonad fenomenanalys med hjälp av en analysmodell kan vara användbar till exempel för att förbättra effektiviteten av juridiska stödtjänster.
Med hjälp av analysen kunde man identifiera situationer där människor har ett aktuellt behov av information eller stöd, samt hur det lönar sig att delge informationen i just det fallet. Till exempel istället för allmänna anvisningar kunde det ibland vara mer användbart att skapa praktiska minneslistor eller schemalägga informativa uppslag som delar av processer som behandlas i olika system.
Förvaltningens designarbete förutsätter samarbete över sektorsgränserna
Rotfelsmetoden synliggör också betydelsen av sektorövergripande samarbete och delaktighet i beredandet och utvecklingen av ärenden. Om man försöker hantera saker i silon, det vill säga i en enhet som är specialiserad på ett visst skede i en process eller ett arbetsmoment som hör till det, är det naturligt att varje enhet skapar sin egen uppfattning om processen och dess utmaningar. Skillnader i synvinklar och svårigheter att gestalta processen i sin helhet ökar på oklarheterna i olika tolkningar och risken för problem på grund av detta.
Eftersom olika problem förebyggs mest effektivt i tjänsteverksamhetens vardag på gräsrotsnivå, bör juristen också förstå vad för slags praktiska omständigheter påverkar klienternas möjlighet att agera på det önskade viset. De verkliga experterna för dessa upplevelser är självklart klienterna själva.
Ett resultat av rättstjänsternas teamverkstäder var en allt starkare vision av hur man i framtiden borde sköta förvaltningens utvecklingsarbete. I stadens gemensamma utvecklingsarbete är det av primär betydelse att skapa gemensamma roller och ett gemensamt språk för mångprofessionellt samarbete, samt att ge rollen att organisera utvecklingsarbetet till en expert som kan hjälpa till att skapa gemensam förståelse, oberoende av eller med hjälp av skillnader i synvinklar.
Inom rättstjänsterna vet man att design och designers vore användbara även i detta arbete.
 |
Nina Toivonen är en jurist och designer, som är intresserad av att undersöka hur design kan användas inom rättsvärlden. Toivonen har arbetat som designer inom stadskansliets rättstjänster.
Anna Kukkola arbetar som jurist i stadskansliets rättstjänster. |
Bilder: N2 Albiino/ Matti Pyykkö, Nina Toivonen