Nina Toivonen ja Anna Kukkola
Kesäkuu 2023
Juridiikalla on kaupungin toiminnassa tärkeä tehtävä
Kaupunginkanslian oikeuspalveluita voi luonnehtia kaupungin omaksi sisäiseksi lakitoimistoksi. Oikeuspalveluiden asiakkaita ovat kaupungin palveluksessa työskentelevät viranhaltijat ja työntekijät, jotka tarvitsevat tehtäviensä hoitamisessa juridista tukea.
Juridiikalla onkin merkittävä asema kaupungin organisaation ja sen eri toimintojen tukipilarina. Kaupunki on julkisyhteisö, jonka on toiminnassaan huolehdittava useista erilaisista lakisääteisistä velvoitteista ja myös kuntalaisten oikeuksiin pääsystä osana omaa hallintomenettelyään.
Lainsäädännön lisäksi kaupungin toimintaa ohjaavat monet kaupungin omat säännöt, toimintaohjeet, päätökset ja suositukset. Erilaisiin sääntöihin perustuvat prosessit ovat kuitenkin usein monimutkaisia ja hahmottuvat eri tavalla eri ihmisille. Ei siis ihme, että monimutkaisuus ja -tulkintaisuus aiheuttavat ajoittain tarpeen myös oikeudelliselle neuvonnalle.
Kanslian oikeuspalveluissa on tunnistettu muotoilun mahdollisuudet juridisen tuen kehittämisessä asiakaslähtöisemmäksi ja siten myös ennakollisemmaksi.
Mitä aikaisemmassa vaiheessa ihmiset oikeudellista tukea hakevat, ja mitä ymmärrettävämpää ja saavutettavampaa juridinen tieto heille on, sitä sujuvammin hoituvat myös kaupungin perustehtävät.
Oikeuspalveluissa on valmisteltu muotoilun keinoin esimerkiksi kaupungin uusille työntekijöille ja viranhaltijoille tarkoitettua verkko-opintokokonaisuutta, joka opastaa oppijalähtöisesti kaupungin hallinnon ja juridiikan perusteisiin. Opintojen tavoitteena on paitsi jakaa tietoa kaupungin toimintaan liittyvistä keskeisistä oikeudellisista periaatteista ja ohjeista, myös eri tilanteisiin saatavilla olevasta juridisesta asiantuntijatuesta.
Oikeusmuotoilu tekee juridiikasta ymmärrettävämpää ja saavutettavampaa
Kanslian oikeuspalveluissa muotoilun soveltaminen on saanut tukea paitsi kaupungin vahvasta muotoilustrategiasta, myös erityisestä muotoilun juridiikkaan yhdistävästä oikeusmuotoilun (eng. legal design) lähestymistavasta. Oikeusmuotoilulle ei ole vakiintunutta määritelmää, mutta sillä voidaan tarkoittaa yleisesti muotoilun menetelmien soveltamista juridiikan kontekstissa (Meera Klemola & Astrid Kohlmeier, The Legal Design Book, 2021), tai tarkemmin oikeudellisten ongelmien ratkaisemista ja ennaltaehkäisemistä muotoilun keinoin (Legal Design Alliance: Legal Design Manifesto, 2018), erityisesti parantaen oikeudellisen tiedon saavutettavuutta ja ymmärrettävyyttä.
Oikeusmuotoilun keskeisenä ajatuksena on, että oikeuksien tosiasiallista toteutumista voidaan edistää muotoilemalla oikeudellista tietoa, prosesseja ja palveluita niiden käyttäjien tarpeiden edellyttämällä tavalla.
Esimerkiksi juridiset asiakirjat ja ohjeet eivät ole vain juristeja varten, vaan niitä käyttävät ennen kaikkea ihmiset, joiden asioita niissä käsitellään. Ymmärrettävämpi ja saavutettavampi juridiikka on omiaan lisäämään myös oikeusvarmuutta: lakiin perustuvat tavoitteet ja oikeudelliset ihanteet voivat toteutua vain, kun ihmiset tosiasiallisesti ymmärtävät niiden merkityksen ja osaavat siten huomioida niiden vaikutuksen arjen valinnoissaan.
Muotoilu juridiikan kontekstissa voi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi hankinta- ja sopimusprosessin tarkastelua prosessiin liittyvien eri osapuolten näkökulmista ja eri sidosryhmien edustajien osallistamista kehittämistyöhön, sekä itse prosessin, että siihen kuuluvien asiakirjojen, järjestelmien ja menettelytapojen kehittämistä sellaisiksi, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat osapuolten onnistumista heidän vastuulleen kuuluvissa tehtävissä. Kiinnittämällä huomiota esimerkiksi tarjous- ja sopimusehtojen ymmärrettävään muotoiluun on mahdollista myös ehkäistä viestinnällisistä epäselvyyksistä johtuvia tulkintaongelmia ja erimielisyyksiä (Helena Haapio, Next Generation Contracts. A Paradigm Shift, 2013).
Juurisyyanalyysit havainnollistavat ennakoivan toiminnan merkitystä
Muotoilusta voikin olla apua myös oikeudellisten ongelmatilanteiden ennaltaehkäisemisessä.
Muotoilun visuaalisten menetelmien avulla on mahdollista tehdä haasteisiin liittyvää hiljaista tietoa näkyväksi sekä lisätä ymmärrystä erilaisten tilannetekijöiden ja vaikuttimien välisistä syy-yhteyksistä pulmatilanteiden taustalla.
Kanslian oikeuspalveluissa on esimerkiksi testattu juurisyyanalyysien tekemistä alun perin Kaoru Ishikawan kehittämää klassista kalanruotomallia soveltaen. Oikeuspalveluiden muotoilutyöpajojen tavoitteena on ollut selvittää millaista tietoa menetelmän avulla voi saada erilaisten kehittämistoimenpiteiden suunnittelun ja toteutuksen tueksi, ja millaisissa tilanteissa sen käyttäminen olisi juristeille tarkoituksenmukaisinta.
Kalanruotoanalyysissä tarkastelu alkaa ongelman tai haasteen tunnistamisesta, eli ”kalan päästä”: Mikä on se tilanne, ilmiö tai asia, jota jatkossa halutaan välttää? Ongelman määrittelyn jälkeen tavoitteena on tunnistaa ongelman taustalla vaikuttavia tilannetekijöitä ja niiden välisiä syy-yhteyksiä ja listata niitä ”kalanruodoille” miksi-kysymysten avulla.
Harjoitus auttaa ymmärtämään mistä erilaiset ongelmat ja haasteet oikeasti johtuvat, jotta toimenpiteet voidaan suunnata ongelmia ilmentävien oireiden sijasta niiden juurisyiden hoitamiseen. Esimerkiksi erimielisyyttä jonkin juridisen asiakirjan tulkinnasta voidaan pitää oireena, jonka juurisyy voi olla se, ettei asiakirjan valmistelussa ole huomioitu sitä miten eri osapuolet ovat asian omasta näkökulmastaan hahmottaneet, ja miten asia siis tulee kirjata yhteisen tahtotilan tai ymmärryksen merkiksi.
Oikeuspalveluiden juurisyytyöpajoihin osallistui aktiivisesti sekä juristeja että hallintopalveluhenkilöitä. Työpajat osoittivat, että tiedon visualisoinnista ja ilmiöiden kokonaisvaltaisesta tarkastelusta analyysimallin avulla voi olla hyötyä esimerkiksi juridisten tukipalvelujen vaikuttavuuden parantamisessa.
Analyysin avulla tunnistettiin tilanteita, joissa ihmisten tiedon tai tuen tarve on ajankohtaisin, sekä millaisella tavalla tieto kannattaa kulloinkin antaa. Esimerkiksi yleisten ohjeiden sijasta voi toisinaan olla hyödyllisempää laatia käytännönläheisiä muistilistoja tai ajastaa informatiivisia herätteitä osaksi eri järjestelmissä käsiteltäviä prosesseja.
Hallinnon muotoilutyö edellyttää toimialarajat ylittävää yhteistyötä
Juurisyymenetelmä tekee näkyväksi myös monialaisen yhteistyön ja osallisuuden merkityksen asioiden valmistelussa ja kehittämistyössä. Kun asioita hoidetaan siiloissa, eli tietyn prosessin vaiheen tai siihen liittyvän tehtävän hoitamiseen erikoistuneissa yksiköissä, on luonnollista, että jokaiselle yksikölle kehittyy prosessista ja myös sen haasteista omanlaisensa käsitys. Näkökulmaerot ja vaikeus hahmottaa prosessia kokonaisuudessaan lisäävät erilaisten tulkintaepäselvyyksien ja niistä johtuvien ongelmatilanteiden mahdollisuutta.
Koska erilaisia ongelmia ennaltaehkäistään tehokkaimmin palvelutoiminnan arjessa ns. ruohonjuuritasolla, on juristin myös ymmärrettävä millaiset käytännön olosuhteet vaikuttavat asiakkaiden mahdollisuuksiin toimia tavoitellulla tavalla. Näiden kokemusten parhaita asiantuntijoita ovat luonnollisesti asiakkaat itse.
Oikeuspalveluiden tiimityöpajojen tuloksena vahvistuikin näkemys siitä, miten hallinnon kehittämistyötä tulee jatkossa tehdä. Kaupunkiyhteisessä kehittämistyössä on ensiarvoisen tärkeää luoda yhteiset raamit ja kieli monialaiselle yhteistyölle, sekä roolittaa kehittämistyön organisoiminen asiantuntijalle, joka kykenee fasilitoimalla luomaan yhteistä ymmärrystä, näkökulmaeroista huolimatta ja niitä hyödyntäen. Oikeuspalveluissa tiedetään, että muotoilusta ja muotoilijoista olisi siinäkin työssä apua.
 |
Nina Toivonen on juristi ja muotoilija, joka on kiinnostunut tutkimaan muotoilun mahdollisuuksia oikeuden maailmassa. Toivonen on työskennellyt suunnittelijana kaupunginkanslian oikeuspalveluissa.
Anna Kukkola työskentelee juristina kaupunginkanslian oikeuspalveluissa. |
Kuvat: N2 Albiino/ Matti Pyykkö, Nina Toivonen