Man började planera nya arbets- och kundlokaler för stadsmiljösektorn i en situation där stadens tjänster för byggnadstillsyn, planläggning, miljö och boende var spridda på nio olika verksamhetsställen på olika håll i staden. Målet var att föra samman alla tjänsterna och på så sätt underlätta samarbetet och förbättra kundservicen.

Lokalprojektet startade 2016.

Med i lokalprojektet var flera designbyråer, som lyfte fram arbetstagarnas synpunkter, kundservicearbetets behov och framtidsvisioner för arbetet.

Nya verksamhetssätt, såsom arbete med många verksamhetsställen, prövades med hjälp av pilotprojekt. Från pilotprojekten fick man värdefull information och respons som man beaktade vid fortsatt planering.

Organisationsändringen 2017 förenade de separata ämbetsverken till en stadsmiljösektor. Sammanfogandet av arbetstagarna till en gemensam sektor och tillväxten av en gemensam verksamhetskultur stöddes med hjälp av design genom diskussioner och öppen kommunikation.

Att utveckla arbetsmiljön öppet och med äkta beaktande av arbetstagarna

Utgångspunkten för den nya lokalen var aktivitetsbaserat kontor där alla arbetslokaler fritt kan användas och bearbetas enligt behov. Det finns inga personliga arbetsställen utan man väljer arbetslokal mellan tysta lokaler och grupparbetslokaler enligt vilka behov och arbetsuppgifter man har.

Som det nya husets huvudplanerare fungerade arkitekt Ilmari Lahdelma från Arkkitehtitoimisto Lahdelma & Mahlamäki Oy.

Vid sidan av byggprojektet startade 2018 programmet för utveckling av arbetsmiljön, där huvudpartnern var KVA-arkkitehdit, som är specialiserat på att utveckla arbetsmiljöer.

Utvecklingen av arbetsmiljön började med lokal- och placeringsplanering och fortsatte med verksamhetsmodeller, ledning och konkreta förberedelser inom flyttet.

Arbetstagarna deltog aktivt i utvecklingen av arbetsmiljön och man samlade in deras visioner och idéer om gemensamma verksamhetssätt i olika grupper och verkstäder. I månatliga brev som skickades till arbetstagarna och i pop up-evenemang som var öppna för alla meddelades om hur projektet framskred. Så kallade förändringsagenter såg till att arbetstagarnas synpunkter beaktades i varje skede av planeringen.

Man samlade även in åsikter från kunder som använde sektorns tjänster i det parallella projektet utveckling av kundupplevelse. De gemensamma lokalerna skulle så bra som möjligt betjäna inte bara arbetstagarna utan även kunderna. Syftet med byggnaden var att bjuda in stadsborna att utnyttja offentliga tjänster och delta i invånarverksamheten.

Att utnyttja digitala verktyg

Vid planeringen av lokalerna och utvecklingen av arbetsmiljön utnyttjades digitala verktyg och datamodellbaserad planering på ett nytt sätt.

Datamodellen användes från ett tidigt skede för att kartlägga arbetstagarnas önskemål och behov och anpassa dem till varandra. På pop up-evenemang samlade man in arbetstagarnas önskemål för sin nya arbetsmiljö och förde in dem till datamodellen. Utgående från dem skapades virtuella modeller av lokaler, som man sedan fick bekanta sig med med hjälp av virtuella glasögon, cave-lokal och 360-vyer.

Lite gammalt och mycket nytt

Stadsmiljöns nya lokal blev färdig på sommaren 2020. Byggnadens arkitektur är en skicklig kombination av gammalt och nytt: Fasadens murade tegelvalv och stora bågfönster för tankarna till Fiskehamnens gamla industrimiljö, men inomhus finns modern byggnadsteknik och moderna arbetslokaler.

Höga mål sattes för byggnadens miljö- och energieffektivitet.

På byggnadens tak finns ett grönt tak på 5 000 kvadratmeter och med 22 000 växter samt solpaneler.

Elektricitet som produceras av panelerna utnyttjas för belysning av byggnaden. Det gröna taket fungerar som ett stadsnaturlaboratorium och fördröjer dagvattnets avrinning till gatorna.

Husets inomhuslokaler är öppna och upprepar fasadens tegeltema. I lokalerna finns inga traditionella arbetsrum utan anpassningsbara arbetslokaler med många platser som är i gemensamt bruk.

Förutom arbetslokaler och rekreationslokaler för arbetstagarna har huset även kundservice-, utställnings-, mötes- och restauranglokaler. Tät dialog med invånare och partner samt öppen beredning av ärenden stödjer målen för stadsmiljösektorns arbete. Lokalerna i det nya huset, digitala lösningar och nya slags arbetssätt erbjuder utmärkta ramar för samarbete med alla stadsbor.

Kymppiläisen käsikirja är en guide till den nya lokalen och gemensamma verksamhetssätt

Utvecklingen av arbetsmiljön slutade inte med att lokalerna blev färdiga utan fortsatte med förberedelser inför flytten samt processerna för själva flytten och återanvändningen av möblerna och de gamla fastigheterna. Som en del av en effektiv flytt till de nya lokalerna och den nya arbetsmiljön utarbetades Kymppiläisen käsikirja.

Kymppiläisen käsikirja utarbetades tillsammans med arbetstagarna, och den beskriver de nya möjligheter som medförs av de nya lokalerna, arbete med många verksamhetsställen och de nya digitala verktygen.

I handboken har man samlat gemensamma verksamhetsprinciper för arbete och verksamhet i de nya lokalerna.

För handboken samlade man in kommentarer från arbetstagarna om arbetsplatsens atmosfär, arbetstagarnas egna attityder och gott beteende. I utarbetandet av handboken och kommenteringen deltog sakkunniga i utvecklingsprojektet för arbetsmiljön samt förändringsagenterna.

Man flyttade till den nya lokalen under undantagsförhållandena på grund av coronapandemin 2020. Förändringsprocessen i arbetsmiljön skapade färdigheter att flexibelt och utan problem övergå till distansarbete när pandemin började.

Utvecklingsprojektet för arbetsmiljön avslutades på hösten 2020. Arbetsmiljön förändras dock ständigt. Flexibla lokaler och arbetssätt anpassas till arbetstagarnas behov och stödjer förändringar även i framtiden.

­

Bilder: Kuvatoimisto Kuvio Oy