Helsingfors stadsmuseum slog 2016 upp dörrarna till sina nya utställnings- och kundutrymmen i hörnet av Alexandersgatan och Katrinegatan. På det nya museet hade man lyft museibesökaren, kundorienteringen, i centrum.
När det nya stadsmuseet öppnades våren 2016 hade det redan beslutats att man efter fem år ska utvärdera hur konceptet lyckades och vilka förnyelsebehov som finns. Arbetet för att utvärdera och uppdatera konceptet inleddes i januari 2021.
Helsingfors stadsmuseum är ett av Finlands populäraste museer
Utgångspunkterna för konceptuppdateringen var goda: förnyelsen som gjordes 2016 var mycket lyckad och den hade höjt Helsingfors stadsmuseums betydelse både i stadsinvånarnas och kollegornas ögon. Stadsmuseet hade vunnit den inhemska tävlingen Årets museum 2017 och fått flera internationella utmärkelser.
Men allra viktigast var ändå att stadsmuseet mätt i antalet besökare blev ett av landets främsta museer. 2019 var det etta i besökarstatistiken. Både stadsinvånarna och turisterna hade hittat museet och dess tjänster.
Pandemin ändrade besökarnas förhållande till museer
Pandemin som började våren 2020 ändrade människornas beteende på fritiden och museernas ställning över en natt. De långa nedstängningarna och de varierande säkerhetsföreskrifterna- och rekommendationerna underminerade besökarnas vanliga relation till museet och ställde museerna inför en alldeles ny situation.
De exceptionella omständigheterna påverkade också stadsmuseets konceptarbete starkt. Museet var tvunget att ifrågasätta och omvärdera även de tjänster och funktioner som varit framgångsrika efter förnyelsen 2016. Under konceptarbetet kunde pandemitidens långvariga effekter ännu inte skönjas.
Det nya museikonceptet utvidgades från tjänsterna för publiken till allt museiarbete
Den mest centrala tanken i konceptuppdateringen var att göra ett tryckprov på alla dokument som skapats i samband med förnyelsen 2016: visionen, kundprofilerna, museets roller och sätten att arbeta. Museets verksamhetsmodell, utmaningar och möjligheter speglades mot de betydande förändringar som skett i verksamhetsmiljön åren 2017–22.
Att utvidga konceptet till allt museiarbete och alla tjänster på museet ansågs vara särskilt viktigt. År 2016 hade tyngdpunkten legat starkt på betjäning av allmänheten, men nu ville man även ta med det omfattande sakkunnigarbetet som ofta görs bakom kulisserna och som syns indirekt till museets kunder.
Centrala frågor som identifierades var följande:
- Vilken är Helsingfors stadsmuseums plats och vilka är dess uppgifter?
- Vad måste man göra när man är på väg mot något nytt och bättre?
Med tanke på ett framgångsrikt konceptarbete var det viktigt att få med hela museipersonalen i samtalet och valen. Därför valdes en representation från alla team till museets interna arbetsgrupp. Arbetsgruppen hade till uppgift att samla in allt material som behövdes och bearbeta det till nästa steg i processen.
Museets hela personal fick delta i verkstäder där centrala frågor och ämnen behandlades i smågrupper. Var och en funderade på teman ur perspektivet för sitt eget arbete vilket lyfte fram museiarbetets många dimensioner och tyngdpunkter.
Designmetoder som stöd för konceptuppdateringen
En annan förutsättning för att lyckas var utnyttjandet av servicedesignens metoder i konceptförnyelsen Museets partner i arbetet var designbyrån Pentagon Design som ansvarade för att leda och organisera arbetet, till exempel för planeringen och genomförandet av verkstäderna. På så sätt kunde museets egen arbetsgrupp fokusera på konceptets innehåll.
Pentagon Designs andra viktiga roll var att sparra arbetsgruppen.
Designernas nyfikna attityd och även kritiska kommentarer tvingade arbetsgruppen att finslipa och skärpa sitt tänkande så att man inte alltid valde den första eller enklaste lösningen.
Trots restriktionerna under pandemin fördes samtal även live med museets kunder och representanter för de andra viktigaste intressegrupperna. Orakelsamtalen som fördes med Pentagon Design hjälpte att förstå hur stadsmuseets verksamhet ter sig utåt. Expertisen, som lyfts fram som en av de tre spetsarna i det förnyade konceptet, har innanför museet, i expertorganisationen, varit så självklar att man inte hade förstått att framhäva det i konceptarbetet 2016. Om förändringar i verksamhetsmiljön berättar å sin sida det att digitala arbetssätt och hållbar utveckling har lyfts fram som centrala arbetssätt.
Uppmärksamhet även på digitala tjänster i uppdateringen av kundprofiler
Uppdateringen av kundprofiler var utmanande, då museet på grund av pandemin antingen var helt stängt en stor del av tiden eller föremål för kraftiga besöksrestriktioner. Trots detta lyckades man göra kundundersökningar i de viktigaste kundgrupperna och dessutom i potentiella målgrupper.
Att berika kunddata var en viktig del av konceptuppdateringen.
Även om museet fortfarande var nöjt med kundprofilerna i konceptet som publicerades 2016 fanns det ett ändå skäl att kartlägga huruvida förväntningarna eller önskemålen hos museets viktigaste kundgrupper hade förändrats.
Tjänsterna kan inte utvecklas utan aktuella kunddata. Museets personal intervjuade museibesökare i Villa Hagasund. Dessutom samlades man in information om potentiella kunder med en intervjuundersökning i samband med evenemanget Superwood Festival.
Ett av målen var att få information om ungdomar, 20–25-åringar, som museianvändare. Information samlades från motsvarande enkäter i stadens andra tjänster. Att undersöka kundkretsen i de digitala tjänsterna blev speciellt viktigt. Det finns avsevärt mer information om de kunder som besöker museet fysiskt, än om dem som använder de digitala tjänsterna. Har de som använder museets digitala tjänster till exempel samma förväntningar och motiv som de som använder de fysiska tjänsterna? Detta frågades av personer som använde populära onlinedatabastjänster (helsinkikuvia.fi och Finna).
Stadsmuseet är alla stadsbornas minne
Som slutresultat av konceptuppdateringen skapades för stadsmuseet en ny vision, konceptspetsar och verksamhetssätt. Också kundprofilerna förnyades.
Stadsmuseets vision 2027 är att utvidga museets närvaro till alla stadsinvånares liv och visa Helsingfors många ansikten och berättelser.
Museet sprider sig också utanför sina väggar, nära stadsinvånarna till olika områden i Helsingfors och digitala kanaler. Museet är expert på Helsingfors historia och stadens förändring. Målet är att skapa förståelse för staden och dess utveckling som sträcker sig över nutida tankesätt och värderingar.
I arbetet framhävs digitala verktyg, delaktighet, upplevelser och hållbarhet.
Syftet med museet är att ge rötter och hjälpa att bygga en egen relation till Helsingfors och till att vara Helsingforsbo, samt att öka empatin och rösternas mångfald genom att synliggöra olika perspektiv och skapa en positiv upplevelse av en själv som en del av historian och platsen.
Visionen som byggts tillsammans med museets hela personal tar ställning till hur museet reagerar på förändringar i verksamhetsmiljön och modigt förnyas. På så sätt har museet möjlighet att fortsätta att vara intressant i Helsingforsbornas ögon.
Konceptarbetet som färdigställdes i maj 2022 har fått ett bra mottagande. Det är emellertid kunderna som berättar huruvida konceptuppdateringen lyckades. Har man identifierat de förändringar i verksamhetsmiljön som kommer att stärkas under de kommande fem åren? Hjälper det nya konceptet museet att prioritera det som är viktigast med tanke på kundernas förväntningar?
Hur konceptet lyckas följs upp med mätare som tas fram för alla tre spetsar och fyra arbetssätt.
Text: Jari Harju
Chef för publiktjänsterna
Helsingfors stadsmuseum
Bilder: Jussi Hellsten