Päivi Hietanen
Mars 2023
Design har redan länge varit ett centralt verktyg för att förnya Helsingfors. Vi utför dock inte detta arbete ensamma. De finländska designbyråerna, som vi köper designtjänster av för olika behov, är en viktig del av vårt nätverk. Ramavtalen är ett centralt verktyg i detta.
Fördelen med ett ramavtal är att man kan köpa tjänster av konkurrensutsatta samarbetspartner i fyra år, timpriserna har avtalats och exempelvis komplicerade dataskyddsfrågor kan lösas centraliserat. Arrangemanget möjliggör ett partnerskap mellan kunden och byrån: byrån lär känna sin kund, och kunden får de tjänster den behöver tillförlitligt.
Man kan inte köpa design på samma sätt som man köper färdiga varor på butikshyllan. Design är en kreativ, yrkesövergripande verksamhet som syftar till att förnya verksamheten.
Det är typiskt att förståelsen för problemet fördjupas under processen, och att lösningen föds genom gemensam utveckling. När man köper design vet man därför inte alltid vad slutresultatet blir. I anbudsbegäran är det också viktigt att beskriva det problem som utvecklingen gäller, inte lösningen. På det här sättet skiljer sig design från andra experttjänster, där man till exempel beställer en utredning.
Designens särdrag gör den både utmanande och väldigt intressant att upphandla.
Inom Helsingfors stad köper både sektorerna och stadskansliet design. Staden också stöder upphandling av design. Vårt eget interna designteam Helsinki Lab stöder stadens personal i projektifieringen av designprojekt, konkurrensutsättning av upphandlingar och valet av den lämpligaste byrån. I projekteringsskedet för ett projekt är det viktigt att förstå den bakomliggande orsaken till ett problem och skapa en helhetsbild av utvecklingen: var är det egentligen som skon klämmer, vad påverkas av utvecklingen och vad kommer att förändras i verksamheten?
Vid sidan av konsultationer erbjuder vi också stadens utvecklare en ”designradar”, som är en workshop för projektgruppen. Där studerar man just problemets bakomliggande orsaker och helhetsbild, och skapar gemensam förståelse och gemensamma framtidsutsikter för projektgrupperna.
Vad behöver staden?
Förra året upphandlade vi ett nytt ramavtal för tjänstedesign för staden. Avtalet är det tredje i ordningen. Målet var att detta fyraåriga avtal ska svara på stadens framtida utmaningar. Därför ville vi förstå vad staden har använt design till, men framför allt vad som behövs i framtiden.
Vi började med att ta en titt på alla sektorers och stadskansliets upphandlingar under den förra avtalsperioden. Det här synliggjorde hur många olika slags behov staden har använt design till. Kartläggningen synliggjorde de digitala designprojektens omfattning och att design användes för många kommunikationsrelaterade behov.
Vi samlade också in nyckeltal från tidigare år. Våra beräkningar visade att designprojektens volym till och med niodubblats sedan 2016, då vårt första ramavtal trädde i kraft. Stadskansliet samt kultur- och fritidssektorn köpte mest design.
En genomgång av designprojekten synliggjorde hur olika behov Helsingfors har använt design för. År 2021 köptes design för 3,6 miljoner euro. (Bild på finska.)
Bakgrundsarbetet fortsatte med intervjuer, med vilka vi kartlade personalens upplevelser av användningen av ramavtalet och uppfattningar om framtida behov. Vi utförde också benchmarking visavi andra städer och aktörer inom den offentliga förvaltningen som har motsvarande avtal. Vi sammanställde också designbyråernas synpunkter med hjälp av marknadsdialog.
Till de teman som tydligt lyftes fram i samtalen hörde strategisk design, framtidstänkande, data och ledning genom information. Det digitala är fortfarande starkt. Många större och mindre lokalprojekt är inom synhåll, och man vill satsa på användarnas delaktighet i dessa.
Den ständigt föränderliga verksamhetsmiljön utmanar stadens tjänster, och det behövs smidighet och förändringsledning.
Vi noterade också ett behov av att i högre grad koppla ihop utvecklingen av tjänster med förnyelsen av stadens egen verksamhet.
Designverksamhetens effekter och utvärderingen av dem identifierades som en utmaning. Det här verkar vara en gemensam utmaning för branschen, som har diskuterats så länge någon kan minnas. Om man inte känner till effekterna kan man inte heller bedöma om det arbete som gjorts är till nytta. Det här är en utmaning i all utvecklingsverksamhet. Nyttan med designen måste bevisas även eftersom branschen kan växa och stärkas på den strategiska nivån och genom ledningsforum. Effekterna behöver både köpas och säljas.
I och med bakgrundsundersökningen hittade vi tre olika delområden för den kommande konkurrensutsättningen:
- Tjänste- och organisationsdesign
- Digital servicedesign
- Design av servicemiljöer
Det blev klart att fokus i designverksamheten i allt högre grad behöver flyttas till den strategiska nivån samt till förståelse för framtiden och systemen.
Erfarenheter av upphandlingen
Städerna har en växande roll i att lösa samhällets utmaningar. Hit hör exempelvis klimatförändringen, den åldrande befolkningen och marginalisering. Vi behöver verktyg och kompetens för att förstå dessa fenomen. Målet var att vi genom det nya ramavtalet skulle få kompetens för att lösa även dessa svåra problem.
Upphandlingen gjordes med ett öppet förfarande, där man ställer upp minimikrav för anbudsgivaren och kriterier för arbetets kvalitet. Fastställandet av dessa kriterier blev en djupdykning i designtänkandets kärna. Vad är det egentligen vi värdesätter?
Vad är det som skiljer design från annan konsultation? Och vilken kompetens behöver vi för våra projekt?
Vi reflekterade över kriterierna enligt delområde. Vid sidan av servicedesign behöver vi kompetens inom exempelvis kundundersökningar, organisationsdesign och strategisk design – och även förändringsledning och förståelse för den offentliga förvaltningen är viktiga. Vi lyfte fram effekter och mätningar i en central roll i anbudsbegäran.
Vi beslöt att bedöma kvaliteten endast med hjälp av en referens. Exempelvis inom delområde 1 – Tjänste- och organisationsdesign – skulle anbudsgivaren visa oss ett projekt där den med hjälp av design löst en betydande samhällelig eller affärsmässig utmaning. Referensen utvärderades ur tre olika perspektiv – hur designtänkande förverkligats i tillvägagångssättet samt å andra sidan framtidsorienteringen och hur projektets nytta och effekter mätts. I ”korgen” för digital servicedesign värdesattes exempelvis användbarhetsundersökningar och innehållsdesign, och kvaliteten utvärderades bland annat med hjälp av ett arbetsprov.
I fråga om servicemiljöer kunde man inte undvika en mångfald av kriterier. Servicemiljöer byggs upp av fysiska, sociala och virtuella element, som tillsammans bildar den önskade upplevelsen för kunden. Därför behövs ett helhetsmässigt grepp i planeringen och mångsidig kompetens i teamet. Engagemang och användarorientering är också förutsättningar för framgång i sådana här projekt, och slutresultaten ska stödja kundens varumärke. Allt detta skulle ingå i anbudsgivarens referens. Och ju fler kriterier, desto mer arbete krävs för jämförelsen.
Stadshusets entréhall är ett exempel på en servicemiljö som skapades genom ett samarbete mellan flera olika byråer. Målet med ramavtalet är att samma byrå ska kunna ansvara för tjänstedesign, planeringen och genomförandet i sådana här projekt. Foto: Koko3.
Designverksamhetens effekter orsakade – något överraskande – huvudbry i upphandlingen. Begreppet var inte entydigt. Trots våra beskrivningar förväxlades termen exempelvis med konsekvensbedömning, som inte gjordes för kunden. Med effekter avsåg vi här dock hur mål hade ställts upp för designprojektet och hur förverkligandet av dessa mål hade mätts. Detta synliggör nyttan med designen och designens värde.
Upphandlingen har nu gjorts och det nya avtalet har trätt i kraft. Vi fick hela 45 anbud för de tre delområdena. Vårt nya avtal omfattar nu 12 fina byråer.
Vad har vi lärt oss av detta?
Varje år görs offentliga upphandlingar för 35 miljarder euro i Finland. Offentliga upphandlingar är ett verktyg med vilket den offentliga förvaltningen kan främja uppfyllandet av strategiska mål och skapa samhällsnytta. Samarbetspartnerna i ramavtalet är därmed en strategisk resurs för förvaltningen. Våra nya designpartner har massor av kompetens och erfarenhet, som vi måste kunna dra nytta av under den nya avtalsperioden.
Man kommer inte ifrån att en sådan här upphandling är arbetskrävande. För både beställaren och anbudsgivaren. Det finns över huvud taget utrymme för förbättring i användarupplevelsen i offentliga upphandlingar: det är massor av papper, torra formulär, svåra lagtexter och besvärliga användargränssnitt. Det behöver ändå inte vara så – offentlig upphandling kan också vara kul! Hela den här processen skulle gagnas av design: kuponger kan layoutas, texternas innehåll kan göras begripliga och användargränssnitten kan förnyas med hänsyn till användaren. Inom offentliga upphandlingar finns ett stort behov av legal design.En tydlig och enkel helhet gagnar alla – och kan kanske också minska de mänskliga misstag som sker i dessa processer.
Offentliga upphandlingar skulle gagnas av design. Med hjälp av visualiseringar kan man exempelvis synliggöra processens centrala skeden och datum så att man inte behöver leta efter dem i materialet. Bild: Anni Leppänen.
Upphandlingen var visserligen arbetskrävande, men den gav oss en omfattande överblick över det finländska designfältet. I dag använder både företag och den offentliga förvaltningen design i stor utsträckning för att förnya sina tjänster och organisationer. Design används allt mer även i strategiarbete och för att lösa betydande samhälleliga och affärsmässiga utmaningar. Man har också kunnat uppmäta betydande fördelar – och effekter.
Vi ser också hur mycket branschen har utvecklats på bara fyra år och hur antalet designbyråer och deras kompetens har ökat. Det har också skett en utveckling bland beställarna, och nya typer av partnerskap har uppstått.
Det användarorienterade tänkandet har visat sin styrka, och design har etablerat sin plats som en metod för utveckling – såväl på den privata sidan som inom den offentliga förvaltningen.
Det här är en god nyhet, när vi nu styr vidare mot nästa decennium på vår designresa.
 |
Päivi Hietanen är arkitekt och förnyar staden genom design. |
Bilder: Sakari Röyskö, Koko3, Anni Leppänen, Laura Oja