Uusia kaupunkiympäristön toimialan työ- ja asiakaspalvelutiloja lähdettiin suunnittelemaan tilanteessa, jossa kaupungin rakennusvalvontaan, kaavoitukseen, ympäristöön ja asumiseen liittyvät palvelut olivat pirstaloituneet yhdeksään eri toimipisteeseen eri puolelle kaupunkia. Tavoitteena oli tuoda kaikki palvelut saman katon alle, ja siten helpottaa yhteistyötä ja parantaa asiakaspalvelua.

Toimitilahanke lähti liikkeelle vuonna 2016.

Toimitilahankkeessa oli mukana useita muotoilutoimistoja, jotka toivat kuuluviin työntekijöiden näkemyksiä, asiakaspalvelutyön tarpeita ja ja työnteon tulevaisuuden näkymiä.

Uusia toimintatapoja, kuten monipaikkaista työtä, kokeiltiin pilottien avulla. Piloteista saatiin arvokasta tietoa ja palautetta, joka huomioitiin jatkosuunnittelussa.

Vuoden 2017 kaupungin organisaatiomuutos yhdisti erilliset virastot kaupunkiympäristön toimialaksi. Työntekijöiden hitsautumista yhdeksi toimialaksi ja yhteisen toimintakulttuurin syntymistä tuettiin muotoilun avulla keskustellen ja avoimella viestinnällä.

Työympäristön kehittäminen avoimesti ja aidosti työntekijöitä kuunnellen

Uuden toimitilan lähtökohtana oli monitilatoimisto, jossa kaikki työtilat ovat vapaassa käytössä ja muokattavissa tarpeen mukaan. Henkilökohtaisia työpisteitä ei ole, vaan työtila valitaan hiljaisista tiloista ryhmätyötiloihin sen hetkisten tarpeiden ja työtehtävien mukaan.

Uuden talon pääsuunnittelijana toimi arkkitehti Ilmari Lahdelma Arkkitehtitoimisto Lahdelma & Mahlamäki Oy:stä.

Rakennusprojektin rinnalla alkoi vuonna 2018 työympäristön kehittämisen ohjelma, jossa pääkumppanina oli työympäristökehittämiseen erikoistunut KVA-arkkitehdit.

Työympäristön kehittäminen alkoi tila- ja sijoittumissuunnittelulla, edeten kohti toimintamalleja, johtamista ja konkreettista muuton valmistelua.

Työntekijät osallistuivat työympäristön kehittämiseen aktiivisesti ja heidän näkemyksiään ja ideoitaan yhteisistä toimintatavoista kerättiin erilaisissa ryhmissä ja työpajoissa. Työntekijöille lähetettävissä kuukausikirjeissä ja kaikille avoimissa Pop up –tilaisuuksissa viestittiin hankkeen etenemisestä. Niin kutsutut muutosagentit pitivät huolta, että työntekijöiden näkemykset otettiin huomioon suunnittelun joka vaiheessa.

Myös toimialan palveluita käyttävien asiakkaiden mielipiteitä kerättiin rinnakkaisessa asiakaskokemuksen kehittäminen -hankkeessa. Yhteisten tilojen tuli palvella mahdollisimman hyvin paitsi työntekijöitä myös asiakkaita. Rakennuksen tarkoitus on kutsua kaupunkilaisia hyödyntämään julkisia palveluita ja osallistumaan asukastoimintaan.

Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen

Tilojen suunnittelussa ja työympäristön kehittämisessä hyödynnettiin digitaalisia välineitä ja tietomallipohjaista suunnittelua uudella tavalla.

Tietomallia käytettiin varhaisesta vaiheesta lähtien työntekijöiden toiveiden ja tarpeiden kartoittamisessa ja yhteensovittamisessa. Pop up -tilaisuuksissa kerättiin työntekijöiden toiveita uudelle työympäristölleen ja vietiin tietomalliin. Näiden pohjalta luotiin tiloista virtuaalimalleja, joihin pääsi tutustumaan hyödyntämällä virtuaalilaseja, cave-tilaa ja 360-näkymiä.

Vähän vanhaa ja paljon uutta

Uusi kaupunkiympäristön toimitalo valmistui kesällä 2020. Rakennus on arkkitehtuuriltaan taidokas yhdistelmä vanhaa ja uuttaa: Julkisivun muuratut tiiliholvit ja suuret kaari-ikkunat viittaavat Kalasataman vanhaan teollisuusmiljööseen, mutta kätkevät sisälleen modernin rakennustekniikan ja nykyaikaiset työskentelytilat.

Rakennuksen ympäristö- ja energiatehokkuudelle on asetettu korkeat tavoitteet.

Rakennuksen katolla on 5 000 neliömetriä ja 22 000 kasvia käsittävä viherkatto sekä aurinkopaneelit.

Paneelien tuottamaa sähköä hyödynnetään rakennuksen valaisemisessa. Viherkatto toimii kaupunkiluonnon laboratoriona ja viivyttää hulavesien valumista kaduille.

Talon sisätilat ovat avarat ja toistavat julkisivun tiiliteemaa. Tiloissa ei ole yhtäkään perinteistä työhuonetta, vaan muunneltavia, monipaikkaisia ja yhteiskäyttöisiä työtiloja.

Työntekijöiden työskentelytilojen ja virkistystilojen lisäksi talosta löytyy asiakaspalvelu-, näyttely-, kokous- ja ravintolatilat. Tiivis dialogi asukkaiden ja kumppanien kanssa sekä asioiden avoin valmistelu tukevat kaupunkiympäristön toimialan työn tavoitteita. Uuden talon tilat, digitaaliset ratkaisut ja uudenlaiset työtavat tarjoavat oivalliset puitteet yhteistyölle kaikkien kaupunkilaisten kanssa.

Kymppiläisen käsikirja on opas uuteen toimitaloon ja yhteisiin toimintatapoihin

Työympäristön kehittäminen ei päättynyt tilojen valmistumiseen, vaan jatkui muuton valmistelussa sekä itse muuton, kalustekierrätyksen ja vanhojen kiinteistöjen luovutusprosessissa. Osana sujuvaa muuttoa uusiin tiloihin ja uuteen työympäristöön valmisteltiin Kymppiläisen käsikirja.

Yhdessä työntekijöiden kanssa valmisteltu Kymppiläisen käsikirja avaa uusien tilojen, monipaikkaisen työn ja uusien digivälineiden tuomia mahdollisuuksia.

Käsikirjaan on koottu yhteisiä toimintaperiaatteitta uusissa tiloissa työskentelyyn ja toimimiseen.

Käsikirjaa varten työntekijöiltä kerättiin kommentteja työpaikan ilmapiiristä, työkulttuurista, työntekijöiden omista asenteista ja hyvistä käytöstavoista. Käsikirjan työstämiseen ja kommentointiin osallistuivat työympäristön kehittämishankkeen ja toimitalohankkeen asiantuntijat sekä muutosagentit.

Uuteen toimitaloon muutettiin vuoden 2020 korona-pandemian poikkeusoloissa. Työympäristön muutosprosessi toi valmiuksia siirtyä joustavasti ja sujuvasti etätyöhön pandemian alkaessa.

Työympäristön kehittämishanke päättyi syksyllä 2020. Työympäristö on kuitenkin jatkuvassa muutoksessa. Joustavat tilat ja työtavat mukautuvat työntekijöiden tarpeisiin ja tukevat muutoksia myös tulevaisuudessa.

­

Kuvat: Kuvatoimisto Kuvio Oy