Päivi Hietanen
Maaliskuu 2023
Muotoilu on jo pitkään ollut Helsingille keskeinen työkalu uudistaa kaupunkia. Emme kuitenkaan tee tätä työtä yksin. Tärkeä osa verkostoamme ovat suomalaiset muotoilutoimistot, joilta ostamme muotoilupalveluja erilaisiin tarpeisiin. Keskeinen työkalu tässä on puitejärjestely.
Puitejärjestelyn etu on, että palvelua voidaan hankkia kilpailutetuilta kumppaneilta neljän vuoden ajan, tuntihinnoista on sovittu ja esimerkiksi mutkikkaat tietosuoja-asiat voidaan ratkoa keskitetysti. Järjestely mahdollistaa myös kumppanuuden syntymisen asiakkaan ja toimiston välille: toimisto oppii tuntemaan asiakkaansa, ja asiakas saa tarvitsemaansa palvelua luotettavasti.
Muotoilua ei voi ostaa kuin tavaraa kaupan hyllyltä. Muotoilu on luovaa, moniammatillista toimintaa, joka tähtää toiminnan uudistumiseen.
Tyypillistä on, että ymmärrys kehitettävästä ongelmasta syvenee prosessin aikana, ja ratkaisu syntyy yhdessä kehittämällä. Siksi muotoiluhankintaa tehtäessä ei aina tiedetä, mitä lopputuloksena syntyy. Tarjouspyynnössä onkin olennaista kuvata kehitettävä ongelma eikä ratkaisua. Tässä muotoilu eroaa monista muista asiantuntijapalveluista, joissa tilataan vaikkapa jokin selvitys.
Muotoilun ominaispiirteet tekevät sen hankinnasta paitsi haastavaa, myös valtavan mielenkiintoista.
Helsingin kaupungilla muotoilua ostavat sekä toimialat että kaupunginkanslia. Muotoilun hankintaa myös tuetaan. Oma sisäinen muotoilutiimimme Helsinki Lab tukee kaupungin henkilöstöä muotoiluhankkeiden projektoinnissa, hankinnan kilpailutuksessa ja soveltuvimman toimiston valinnassa. Hankkeen projektointivaiheessa on olennaista ymmärtää ongelman juurisyy ja kehittämisen kokonaiskuva: mistä kenkä todella puristaa, mihin kehittäminen vaikuttaa ja mikä toiminnassa tulee muuttumaan.
Konsultoinnin ohella tarjoamme kaupungin kehittäjille myös ”Muotoilututkaa”, joka on projektiryhmälle järjestettävä työpaja. Siinä pureudutaan juuri ongelman juurisyihin ja kokonaiskuvaan, ja luodaan projektitiimille yhteistä ymmärrystä ja näkymää tulevaan.
Mitä kaupunki tarvitsee?
Viime vuonna kilpailutimme kaupungille uuden palvelumuotoilun puitejärjestelyn. Se oli meille järjestyksessään jo kolmas. Tavoite oli, että tämä nelivuotinen sopimus vastaisi kaupungin tulevaisuuden haasteisiin. Siksi halusimme ymmärtää, mihin kaupunki on muotoilua käyttänyt, mutta ennen kaikkea mitä jatkossa tarvitaan.
Aluksi perkasimme kaikki edellisen sopimuskauden hankinnat. Tämä harjoitus toi näkyväksi sen, miten monenlaisiin tarpeisiin kaupunki oli muotoilua käyttänyt. Digitaalisen palvelumuotoilun osuus oli odotettua suurempi, ja muotoilua oli käytetty myös moniin viestinnällisiin tarpeisiin.
Keräsimme myös tunnusluvut aiemmilta vuosilta. Laskelmat osoittivat muotoiluhankintojen volyymin peräti yhdeksänkertaistuneen vuodesta 2016, jolloin ensimmäinen puitesopimuksemme astui voimaan. Eniten muotoilua ovat ostaneet kaupunginkanslia sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala.
Muotoiluhankintojen läpikäynti toi näkyväksi sen, miten erilaisiin tarpeisiin Helsinki on muotoilua käyttänyt. Vuonna 2021 muotoiluhankintoja tehtiin 3,6 miljoonalla eurolla.
Taustatyö jatkui haastatteluilla, joiden avulla kartoitimme henkilöstön kokemuksia puitejärjestelyn käytöstä sekä näkemyksiä tulevaisuuden tarpeista. Benchmarkkasimme myös muita kaupunkeja sekä julkishallinnon toimijoita, joilla on vastaavanlainen sopimus. Muotoilutoimistojen näkemyksiä kokosimme markkinavuoropuhelun avulla.
Keskusteluissa selvästi esiin nousevia teemoja olivat strateginen design, tulevaisuusajattelu, data ja tiedolla johtaminen. Digi jatkaa vahvana. Näköpiirissä on lukuisia isompia ja pienempiä tilahankkeita, joiden käyttäjäosallisuuteen halutaan panostaa.
Jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö haastaa kaupungin palvelut, ja ketteryyttä ja muutosjohtamista tarvitaan.
Huomattiin myös tarve kytkeä palvelukehitys ja kaupungin oman toiminnan uudistaminen tiiviimmin toisiinsa.
Haasteeksi tunnistettiin muotoilutoiminnan vaikuttavuuden arviointi. Tämä näyttää olevan alan yhteinen haaste, josta on puhuttu niin kauan kuin muistan. Jos vaikuttavuutta ei tiedetä, ei voida myöskään arvioida, oliko tehty työ hyödyllistä. Tämä kysymys liittyy kaikkeen kehitystoimintaan. Muotoilun hyödyt tulee osoittaa siksikin, että ala voi kasvaa ja vahvistua strategisella tasolla ja johdon foorumeilla. Vaikuttavuutta pitää sekä myydä että ostaa.
Taustatutkimuksen myötä hahmotimme tulevaa kilpailutusta varten kolme osa-aluetta:
- Palveluiden ja organisaation muotoilu
- Digitaalinen palvelumuotoilu
- Palveluympäristöjen muotoilu
Selvää oli, että muotoilutoiminnan painopistettä tulee entistä enemmän suunnata strategiselle tasolle sekä tulevaisuuden ja systeemien ymmärtämiseen.
Kokemuksia kilpailutuksesta
Kaupungeilla on kasvava rooli yhteiskunnallisten haasteiden ratkomisessa. Näitä ovat esimerkiksi ilmastonmuutos, väestön ikääntyminen ja syrjäytyminen. Tarvitsemme työkaluja ja osaamista tällaisten ilmiöiden ymmärtämiseen. Tavoitteemme oli, että uuden puitejärjestelyn kautta saisimme osaamista myös näiden viheliäisten ongelmien ratkomiseen.
Puitejärjestelyn kilpailutus tehtiin avoimella menettelyllä, jossa tarjoajalle asetetaan vähimmäisvaatimukset ja työn laadulle kriteerit. Näiden kriteerien määrittely oli meille syväsukellus muotoiluajattelun ytimeen. Mitä oikeastaan muotoilussa arvostamme?
Mikä on se ”pihvi”, joka erottaa muotoilun muista konsultoinnin aloista? Entä millaista osaamista hankkeisiimme tarvitaan?
Kriteerit pohdimme osa-alueittain. Palvelumuotoilun ohella tarvitsemme esimerkiksi asiakastutkimuksen, organisaatiomuotoilun ja strategisen designin osaamista – myös muutosjohtaminen ja ymmärrys julkishallinnosta on tärkeää. Vaikuttavuuden ja mittaroinnin nostimme tarjouspyynnössä keskeiseen rooliin.
Laatua päätimme arvioida vain yhden referenssin avulla. Esimerkiksi osa-alueella 1 – Palvelujen ja organisaation muotoilu – tuli tarjoajan osoittaa meille yksi hanke, jossa on muotoilun keinoin ratkottu merkittävää yhteiskunnallista tai liiketoiminnallista haastetta. Tätä referenssiä arvioitiin kolmesta eri näkökulmasta – miten lähestymistavassa toteutuu muotoiluajattelu ja toisaalta tulevaisuusorientaatio, ja miten hankkeen vaikuttavuutta ja hyötyjä on mitattu. Digitaalisen palvelumuotoilun ”korissa” taas arvostettiin esimerkiksi käytettävyystutkimusta ja sisältömuotoilua, ja laatua arvioitiin muun muassa työnäytteen avulla.
Palveluympäristöjen saralla emme välttyneet kriteerien kirjolta. Palveluympäristöt rakentuvat fyysisistä, sosiaalisista ja virtuaalisista elementeistä, jotka yhdessä muodostavat asiakkaalle halutun kokemuksen. Siksi suunnittelussa tarvitaan kokonaisvaltaista otetta ja tiimissä monialaista osaamista. Onnistumisen edellytyksiä tällaisissa hankkeissa ovat myös johdon sitoutuminen ja käyttäjälähtöisyys, ja lopputuloksen tulee tukea asiakkaan brändiä. Kaikkea tätä tuli tarjoajan referenssistä löytyä. Ja mitä enemmän kriteerejä, sitä enemmän on vertailussa myös työtä.
Kaupungintalon aula on esimerkki palveluympäristöstä, joka syntyi monen eri toimiston yhteistyönä. Tavoite puitejärjestelyssä on, että tällaisissa hankkeissa sama toimisto voisi vastata sekä palvelumuotoilusta että tilan suunnittelusta ja toteutuksesta. Kuva: Koko3
Päänvaivaa kilpailutuksessa tuotti – hiukan yllättäen – muotoilutoiminnan vaikuttavuus. Se ei käsitteenä ollutkaan yksiselitteinen. Kuvauksistamme huolimatta termi sekoitettiin esimerkiksi vaikutustenarviointiin, jota asiakkaalle oli tehty. Vaikuttavuudella tarkoitimme tässä kuitenkin sitä, miten muotoiluhankkeelle oli asetettu tavoitteet, ja miten näiden tavoitteiden toteutumista oli mitattu. Tämä tuo muotoilun hyödyt ja arvon näkyväksi.
Kilpailutus on nyt tehty ja uusi sopimus astunut voimaan. Saimme kolmelle osa-alueelle peräti 45 tarjousta. Uuden järjestelymme piirissä on nyt 12 hienoa toimistoa.
Mitä tästä opimme?
Julkisia hankintoja tehdään Suomessa peräti 35 miljardilla vuodessa. Julkiset hankinnat ovatkin työkalu, jolla julkishallinto voi edistää strategisten tavoitteidensa toteutumista ja tuottaa yhteiskunnallista hyötyä. Siten puitekumppanit ovat hallinnolle strateginen resurssi. Meidän uusilla muotoilukumppaneillamme on huikea määrä osaamista ja kokemusta, jota meidän pitää uudella sopimuskaudella osata hyödyntää.
Siitä ei pääse mihinkään, että tällainen kilpailutus on työläs. Sekä tilaajalle että tarjoajalle. Hankintojen käyttäjäkokemuksessa ylipäätään olisi parannettavaa: paperia tulee paljon, kaavakkeet ovat kuivia, lakiteksti on vaikeaa ja käyttöliittymät hankalia. Näin ei kuitenkaan tarvitsisi olla – julkinen hankinta voisi olla myös hauskaa! Koko tämä prosessi hyötyisi muotoilusta: kupongit voisi taittaa, tekstit sisältömuotoilla ymmärrettäviksi ja käyttöliittymät uudistaa käyttäjä edellä. Julkisissa hankinnoissa olisikin iso tilaus legal designille. Selkeä ja helppo kokonaisuus olisi kaikkien etu – se vähentäisi kenties myös inhimillisiä virheitä, joita näissä prosesseissa sattuu.
Julkiset hankinnat hyötyisivät muotoilusta. Esimerkiksi visualisoinnin keinoin voidaan prosessin keskeiset vaiheet ja päivämäärät tuoda näkyviksi niin, ettei niitä tarvitse aineistoista etsiä. Kuva: Anni Leppänen.
Kilpailutus oli toki iso ponnistus, mutta se tarjosi meille laajan näkymän suomalaisen muotoilun kenttään. Tänä päivänä sekä yritykset että julkishallinto käyttävät muotoilua laajasti palveluidensa ja organisaationsa uudistamiseen. Muotoilua hyödynnetään yhä enemmän myös strategiatyössä ja merkittävien yhteiskunnallisten ja liiketoiminnallisten haasteiden ratkomisessa. Myös merkittäviä hyötyjä – ja sitä vaikuttavuutta – on pystytty mittaamaan.
Näimme myös sen, miten paljon ala on vain neljässä vuodessa kehittynyt ja muotoilutoimistojen määrä ja osaaminen kasvanut. Kehitystä on tapahtunut myös tilaajapuolella, ja uudenlaisia kumppanuuksia on syntynyt.
Käyttäjälähtöinen ajattelu on näyttänyt voimansa, ja muotoilu on vakiinnuttanut paikkansa kehittämisen menetelmänä – niin yksityisellä puolella kuin julkishallinnossa.
Tämä on hieno uutinen, kun nyt suuntaamme muotoilumatkamme seuraavalle vuosikymmenelle.
 |
Päivi Hietanen on arkkitehti, joka uudistaa kaupunkia muotoilun keinoin. Hietanen työskentelee Helsingin kaupunkimuotoilupäällikkönä. |
Kuvat: Sakari Röyskö, Koko3, Anni Leppänen, Laura Oja