Siirry sisältöön

Digitala tjänster

Helsingfors vill vara den stad som bäst utnyttjar det digitala i hela världen. Staden förnyar såväl sina digitala tjänster för kunder som sina interna system.

Ett exempel på hur stadens digitala tjänster utvecklas är Ahjo, stadens elektroniska ärendehanterings- och beslutsfattandesystem.

Ahjo-systemet togs i bruk 2011. I systemet kan stadens förvaltningsbeslut överskådas på ett ställe. Ahjo har förenhetligat hantering av ärenden och gjort den snabbare samt gjort beslutsfattandet öppnare.

Ahjo utvecklas tillsammans med designare och användare så det blir lättare att använda och mer fungerande.

Att vända blicken från processer till användare

Ahjos användargränssnitt skapades ursprungligen med processer som utgångspunkt, och användarsynpunkten fick mindre uppmärksamhet. Användargränssnittet styrde inte användaren tillräckligt, utan man lärde sig använda det genom försök och fel.

Att ha användare som utgångspunkt är ett mål i all stadens digitala utveckling.

På grund av negativ respons började man 2018 utveckla Ahjo tillsammans med användarna. För att utveckla Ahjo startade man ett servicedesignprojekt. Futurice, som specialiserar sig på utveckling av digitala tjänster, valdes att leda projektet.

Från användarundersökning till lösningar

Förbättringen av Ahjos användbarhet började med att man gjorde en användarundersökning med syfte att identifiera de grundläggande orsakerna till problemen. Man skickade en enkät till användarna av Ahjo och fick till och med 500 svar från olika sektorer och användargrupper. Förutom enkäten arrangerade man intervjuer och observerade i samband med dem hur Ahjo användes.

I gemensamma verkstäder hittade man på förbättringsförslag och lösningar. Även systemleverantören Tieto bjöds in till utvecklingsarbetet.

Av förbättringsförslagen valdes till vägkartan för genomförande först de som hade bäst verkningsgrad: rimliga kostnader men stor effektivitet.

Helsingin kaupunginvaltuusto. Kuva: Veeti Hautanen
Ahjo-systemet används även av Helsingfors beslutsorgan, såsom Helsingfors stadsfullmäktige. Foto: Veeti Hautanen

Digitala tjänster utvecklas hela tiden, med användarna som utgångspunkt

Slutrapporten för Ahjos servicedesignprojekt blev färdigt på sommaren 2019. Där beskrivs visionen, vägkartan och mätarna för hur Ahjo ska utvecklas.

Nyttorna av designprocessen

  • Stor användarrespons, som ska utnyttjas vid fortsatt utveckling av Ahjo
  • Även de som sällan använder Ahjo fick sina röster hörda.

Staden förnyar även sina andra digitala tjänster i stor omfattning. Som bäst pågår förnyelsen av Helsingfors stads hel.fi-webbplats. Den är ett omfattande projekt på stadsnivå. Att ha användare som utgångspunkt är ett mål i all stadens digitala utveckling.

Ursprunglig text: Johanna Lemola
Bilder: Jussi Hellsten, Veeti Hautanen